La loi n° 1.482 du 17 décembre 2019 pour une Principauté numérique a posé le principe d’une égalité de force probante entre la copie fiable et l’original, que celui-ci subsiste ou non.
Le nouvel article 1181 du Code civil dispose que « la copie fiable a la même force probante que l’original ». Auparavant, la copie ne faisait foi qu’en cas de subsistance de l’original dont la production pouvait toujours être exigée.
La reconnaissance juridique de la copie fiable comme preuve parfaite permet de tenir compte des évolutions technologiques et facilite l’archivage électronique, enjeu majeur pour les entreprises monégasques.
L’Ordonnance Souveraine n° 9.059 du 21 janvier 2022 précise l’application de l’article 1181 du Code civil.
La fiabilité d’une copie s’entend, d’une part, des qualités de fidélité à l’original et, d’autre part, de durabilité dans le temps. Le caractère de fiabilité de la copie est laissé à l’appréciation du juge. Toutefois deux présomptions de fiabilité sont établies :
– Une présomption irréfragable pour « la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique » ;
– Une présomption simple pour la « reproduction du contenu du document dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par Ordonnance souveraine ».
L’Ordonnance Souveraine n° 9.059 distingue deux procédés techniques permettant de présumer la fiabilité de la copie numérique. D’abord, est présumée fiable la copie résultant d’un procédé d’archivage électronique dans les conditions prévues à l’arrêté ministériel n°2021-247 du 25 mars 2021. Ensuite est présumée fiable la copie résultant d’un procédé de numérisation. Ce procédé est encadré par plusieurs conditions :
– le procédé de numérisation doit produire des informations liées à la copie et destinées à l’identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de la copie ;
– la qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux produits et vérifiée par des contrôles ;
3l’intégrité de la copie résultant d’un procédé de numérisation est attestée par une empreinte numérique qui garantit toute modification ultérieure de la copie à laquelle est attachée est détectable. Cette condition est présumée remplie par l’usage d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié ou d’une signature électronique qualifiée au sens de l’Ordonnance n°8.099 du 16 juin 2020 ;
– la copie numérique est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. L’Ordonnance précise à ce sujet que les opérations destinées à assurer la lisibilité de la copie électronique dans le temps ne constituent pas une altération de son contenu ou de sa forme. Il reste toutefois nécessaire que ces opérations soient tracées et donnent lieu à la génération d’une nouvelle empreinte numérique de la copie ;
– les empreintes et les traces générées sont conservées aussi longtemps que la copie numérique et dans des conditions ne permettant pas leur modification ;
–l’accès aux dispositifs de reproduction et de conservation doit faire l’objet de mesures de sécurité appropriées dans les conditions prévues à l’arrêté ministériel n°2021-247 du 25 mars 2021 ;
– les dispositifs et les mesures susvisés doivent être décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie numérique produite.
Lorsque les conditions de fiabilité de la copie sont réunies, la conservation de l’original n’est pas requise et sa destruction est autorisée. Toutefois, si l’original subsiste, le juge pourra en demander la production.
La destruction de l’original est assortie de deux réserves. D’une part, la destruction de l’original peut être limitée par des dispositions légales ou réglementaires contraires. D’autre part, la destruction suppose d’établir et de suivre une procédure écrite spécifique, prévue à cet effet qui impose la vérification préalable que la copie numérique corresponde à l’original papier.
Lorsque le détenteur procède à la destruction de l’original papier, il est tenu de respecter le processus et le mode de destruction physique prévu, afin de s’assurer que l’original a bien été détruit.
Il doit en outre établir un rapport d’opération contenant la liste des documents à éliminer sur la base des documents existants ainsi que la liste des incidents survenus lors de la procédure de destruction. L’ordre de destruction doit être validé et conservé par le détenteur.
À l’issue de la destruction, la procédure prévoit l’émission d’un certificat de destruction physique de l’original, établi par le responsable de l’opération.
Enfin, des contrôles réguliers doivent être effectués par celui qui réalise la numérisation et la destruction associée afin de préserver la qualité des résultats de la procédure.
Les équipes de Zabaldano Avocats restent à votre disposition pour répondre à l’ensemble de vos interrogations.
