[LCB/FT-P-C] Nouveau Guide pratique relatif aux procédures internes de l’Autorité Monégasque de Sécurité Financière (AMSF). Ce guide informatif a pour objectif de favoriser la compréhension et la mise des procédures internes par les assujettis.

L’ensemble des assujettis listés aux articles 1 et 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive et la corruption (ci-après LCB/FT-P-C), sont tenus de produire et de mettre en oeuvre des procédures internes.

Il doit occuper une position hiérarchique élevée et posséder une connaissance suffisante de l’exposition de l’établissement au risque.

Le responsable LCB/FT-P-C :

• définit, met en œuvre et met à jour les procédures applicables;
• est garant de l’effectivité des procédures mises en place;
• sensibilise et forme le personnel.

I – LES OBLIGATIONS LIÉES À LA FORME

• Les procédures doivent être approuvées par un membre d’un niveau élevé de la hiérarchie dès lors qu’elles sont produites ou révisées.
• Les procédures doivent être périodiquement mises à jour (changement de la réglementation, changement d’activité de l’entité assujettie…).

NB : un historique des mises à jour doit être tenu et conservé.

• Les procédures produites ou révisées doivent être communiquées à l’AMSF qui doit en accuser réception.

NB : le défaut de transmission est susceptible de donner lieu au prononcé de sanctions administratives.

• Les procédures et annexes doivent être rédigées en langue française.
• Les procédures doivent être proportionnées à la nature et à la taille de l’établissement.

NB : un tel critère ne doit pas servir de prétexte à l’assujetti pour se soustraire à ses obligations légales ou réglementaires. La proportionnalité est souverainement appréciée par le Service exerçant les fonctions de supervision de l’AMSF.

Les procédures doivent aborder l’intégralité des obligations légales et réglementaires. Le guide des procédures internes de l’AMSF précise les thématiques devant être traitées.

I – L’encadrement du dispositif LCB/FT-P-C

Évaluation globale des risques liées à l’activité (cf. le guide pratique de l’ASMF intitulé “l’évaluation globale des risques”).

• Organisation interne (cadres structurel et fonctionnel du dispositif LCB/FT-P-C mis en place).
• Contrôles internes (contrôles permanent et périodique du dispositif LCB-FT-P-C adaptés à la taille et à la nature de l’activité).
• Actions de formation et de sensibilisation du personnel.
• Mesures de vigilance (adaptées à la nature de la clientèle – relation d’affaires ou client occasionnel – et à l’opération en cause)

• Approche par les risques liés au client : une méthode formalisée d’attribution des risques au client doit être définie.
• Niveau de vigilance appliqué au client. Il est fonction du niveau de risque attribué.
• Identité du client : personne physique, personne morale, mandataire, dirigeant, trustee, protector…
• Identification du bénéficiaire effectif (variable selon le véhicule juridique désigné : personne morale, trust, fiducie, association, fondation, contrat d’assurance vie…).
• Connaissance du client (formalisation des données relatives au client : activités, profil de risque ou encore, lorsque cela est nécessaire, origine des fonds et du patrimoine…).
• Personne politiquement exposée : cf. le guide thématique sur le site de l’AMSF.
• Pays à risque : ETHR (État ou territoire à haut risque) ou ETNC (État ou territoire non coopératif). Ces pays sont listés par arrêté ministériel. La liste est tenue à jour et consultable sur le site de l’AMSF.
• Identification à distance : un niveau de vigilance renforcé doit être par principe appliqué dès lors que le client n’a pas été physiquement rencontré.
• Examen particulier : rapport écrit portant sur l’analyse de l’origine et de la destination des fonds dès lors qu’une transaction est complexe (montant anormalement élevé – schéma inhabituel – impliquant un ETHR ou un ETNC…).
• Examen spécifique : formalisation de l’acceptation des clients présentant un niveau particulier de risque par un membre élevé de la hiérarchie.
• Vigilance constante : mise à jour de tous les documents liés au client (identification – connaissance de l’arrière-plan socio-économique – changement de situation…).
• Gel de fonds : le prospect, le client et toutes les contreparties doivent être filtrés sur la liste nationale de gel de fonds disponible sur le site de la Direction du Budget et du Trésor.
• Déclaration de soupçon : les procédures doivent notamment mentionner les modalités et le délai de transmission (cf. le guide pratique et les lignes directrices sur le site de l’AMSF).
• Espèces : dans le respect de la législation, les assujettis doivent définir leur politique interne concernant l’encadrement des espèces
• Conservation des données : les procédures doivent en préciser les modalités (en conformité avec les prescriptions légales : cf. loi n° 1.565 du 3 décembre 2024 relative à la protection des données personnelles).
• Délégation d’identification à un tiers : si l’assujetti a recours au processus de délégation d’identification à un tiers, il doit en faire mention dans les procédures internes. Le processus doit être dûment détaillé (afin de vérifier le respect des dispositions normatives).
• Procédure de signalement en interne. Elle doit être mise en place afin de permettre aux dirigeants et salariés de signaler tous les manquements internes aux obligations prévues par la loi

• Conservation des données : les procédures doivent en préciser les modalités (en conformité avec les prescriptions légales : cf. loi n° 1.565 du 3 décembre 2024 relative à la protection des données personnelles).
• Délégation d’identification à un tiers : si l’assujetti a recours au processus de délégation d’identification à un tiers, il doit en faire mention dans les procédures internes. Le processus doit être dûment détaillé (afin de vérifier le respect des dispositions normatives).
• Procédure de signalement en interne. Elle doit être mise en place afin de permettre aux dirigeants et salariés de signaler tous les manquements internes aux obligations prévues par la loi.